Il sistema di acquisizione centralizzata proposto dalla System Data Center
può essere applicato a tutte le lavorazioni di back office che richiedono
archiviazione e/o riconoscimento documentale.
Il QMS è basato su profili di abilitazione altamente configurabili e
garantisce la disponibilità dei documenti solo al personale autorizzato, in base
allo stato del documento, e in quest’ambito ne consente la lavorazione.
In una prima fase di applicazione il sistema elabora documenti nei
principali formati (oltre ad email e posta certificata) e li normalizza in un
formato standard (PDF). La successiva fase di lavorazione prevede un’analisi
automatizzata del contenuto del documento e/o del suo mittente e
un’indicizzazione in base alle chiavi di ricerca configurate.
L’analisi del mittente e/o del contenuto consentono poi lo smistamento del
documento verso specifiche aree di lavoro precedentemente identificate,
rendendolo disponibile al personale specializzato abilitato alla successiva
lavorazione.
La lavorazione del documento è gestita da uno specifico workflow, definito
per la singola area, configurabile anche per consentire lo scambio di documenti
tra aree diverse. L’operatore ha inoltre la possibilità di inviare una mail di
inoltro/risposta alla quale viene allegato automaticamente il documento in
lavorazione. Le mail di inoltro/risposta sono successivamente acquisite dal QMS
al fine di mantenere lo storico delle comunicazioni.
Normalizzazione
La fase di normalizzazione consente di avere un unico formato standard ed
aperto per la consultazione del documento.
La normalizzazione delle email con allegato produce un documento unico
contenente il corpo della email ed in sequenza tutti gli allegati.
Per le email di posta certificata, oltre al corpo, viene estratto il
contenuto della email stessa; inoltre il QMS acquisisce tutte le notifiche di
consegna/mancata consegna, accettazione, eccetera.
Il sistema è strutturato per rendere disponibili in consultazione e/o per
la lavorazione tutti gli elementi di una email, ovvero l’insieme di email
inviate con relative risposte/notifiche.
Indicizzazione
Il modulo di indicizzazione analizza il contenuto del documento alla
ricerca delle parole chiave definite in configurazione e procede con lo
smistamento automatico verso il tipo di lavorazione/unità organizzativa/ufficio
in base alle chiavi individuate.
La possibilità di associare un peso alle chiavi consente di massimizzare
l’accuratezza nello smistamento a fronte di ambiguità dovute alla presenza nello
stesso documento di chiavi associate a lavorazioni diverse.
Nel caso delle email , ad integrazione dello smistamento per parola
chiave, lo smistamento può avvenire in base alle caratteristiche del cliente.
Workflow
Il flusso di lavorazione del documento è configurabile per area e tipo di
lavorazione. Il workflow consente di gestire lo scambio di documenti tra diverse
aree ed effettuare eventuali attività di verifica ed approvazione su più
livelli.
Lavorazione del documento
La lavorazione può avvenire in due diverse modalità.
a) Il sistema visualizza la quantità di documenti disponibili suddivisi per area, tipo di lavorazione, anno, mese e stato di lavorazione. In questo contesto l’operatore seleziona un insieme di documenti ed il sistema li sottopone per la lavorazione automaticamente in ordine di acquisizione e fino ad esaurimento.
b) Previa
configurazione della priorità di lavorazione e dello skill dell’operatore, il
sistema sottopone in sequenza agli operatori i documenti da lavorare fino ad
esaurimento. Con questa modalità un documento appena acquisito ma relativo ad un
area critica viene immediatamente sottoposto al primo operatore libero avente lo
skill più alto.
· apre il documento. Le chiavi di ricerca individuate in fase di indicizzazione sono evidenziate per agevolarne l'individuazione nel testo;
· visualizza i dati identificativi del documento;
· visualizza nominativo dell’operatore, data e ora e note
relative all’ultima attività svolta
· analizza il contenuto del documento;
· inserisce la descrizione dell’attività svolta;
· seleziona lo stato da assegnare al documento;
· può inviare una mail di risposta/notifica
Riservatezza
Il QMS offre la massima garanzia di riservatezza sui documenti. I criteri d configurazione della visibilità dei documenti consentono di abilitare il singolo operatore per area, tipo di lavorazione e stato del documento.
In quest’ambito si definisce la modalità di accesso al documento ovvero se
l’operatore può lavorarlo o consultarlo.
Archiviazione dei documenti
Tutti i documenti gestiti con il QMS sono conservati nel formato originale e normalizzato.
L’archiviazione è strutturata per area, tipo di lavorazione e stato.
I documenti sono inoltre raccolti per anno e mese di acquisizione.